Auditorías ágiles, transparentes y especializadas. Eliminamos barreras burocráticas sin perder rigurosidad en los controles.
Nuestros principios rectores: competencia, transparencia, confidencialidad e imparcialidad. Contamos con un staff de profesionales que conforman equipos auditores especializados y adaptados a cada necesidad.
Se aplica a las organizaciones que cuentan con un sistema de gestión implementado, pero que aún no han obtenido certificación. La auditoría consta de dos etapas:
Etapa 1 – Evaluación del estado del sistema
• Confirmar el alcance del sistema.
• Verificar el nivel de adecuación a los requisitos de las normas cuya certificación se solicita.
• Revisar el cumplimiento de requisitos reglamentarios y contractuales.
Esta etapa funciona como una revisión general del sistema de la organización.
Intervalo entre etapas
Finalizada la Etapa 1, se establecerá un plazo prudente para la realización de la Etapa 2, dependiendo de:
• El nivel de adecuación observado.
• Las No Conformidades encontradas.
Este período tiene como objetivo permitir que la organización subsané lo hallado en la Etapa 1 para poder proseguir con la certificación.
Etapa 2 – Análisis detallado
• Generalmente de mayor duración que la etapa 1.
• Se trata de un análisis pormenorizado del sistema en su totalidad y de su capacidad para cumplir con los requisitos aplicables.
Al final de esta auditoría:
El Auditor Líder emitirá una recomendación sobre el otorgamiento de la certificación. La Gerencia Técnica evaluará esa recomendación y decidirá en última instancia, tras revisar todo el proceso de auditoría.
Ciclo de Certificación
Todo ciclo de certificación tiene una duración de 3 años y consta de:
• Una Auditoría de Certificación inicial.
• Dos Auditorías de Seguimiento.
Auditorías de Seguimiento
• Primera auditoría de Seguimiento: a los 12 meses desde la decisión de la Certificación.
• Segunda auditoría de Seguimiento: a los 12 meses desde la realización de la Auditoría de Seguimiento 1.
Estas auditorías son más breves que la inicial y su propósito es:
• Controlar el estado del sistema certificado.
• Asegurar que el certificado otorgado sigue vigente.
• Verificar que el sistema se mantenga activo y en mejora continua.
Resultados de cada seguimiento
Al finalizar cada auditoría de Seguimiento, el Auditor Líder emitirá una recomendación respecto de la certificación:
• Si es viable mantener los certificados en plena vigencia.
• O si corresponde no mantenerlos.
Carácter obligatorio
La realización de estas dos auditorías de Seguimiento es obligatoria dentro del ciclo de 3 años.
Una vez finalizado el ciclo de tres años de la certificación emitida por QMS LATAM, se debe programar la auditoría de renovación.
Planificación anticipada
• Es fundamental planificar antes de la fecha de expiración del certificado.
• Esto asegura que, ante contingencias o necesidad de plazos para cierre de No Conformidades, la organización pueda cumplir con todos los requisitos.
• Se recomienda planificar la auditoría entre 4 y 5 meses antes de la expiración del certificado.
• El plazo puede variar según el nivel de implementación y la capacidad del sistema para responder a las No Conformidades.
Duración y características
• La auditoría de renovación tiene una duración similar a la Etapa 2 de la auditoría de Certificación inicial.
• No es necesario realizar una Etapa 1, ya que la organización cuenta con un ciclo de certificación completo y sin interrupciones.
Decisión sobre la renovación
> 1. El Auditor Líder se expedirá sobre la viabilidad de la renovación.
> 2. La Gerencia Técnica evaluará esa recomendación junto con la totalidad del proceso de auditoría.
> 3. Finalmente, emitirá la resolución definitiva sobre la renovación solicitada.
Resultado y continuidad
• Una vez renovada, la organización mantiene su certificado inicial y la fecha de certificación original, demostrando cumplimiento de todos los plazos.
• Posterior a la auditoría de renovación, deberán realizarse nuevamente las dos auditorías de seguimiento correspondientes al nuevo ciclo.
Se realiza a solicitud de la organización certificada para ampliar el alcance de la certificación, ya sea geográfico o por procesos. Generalmente es breve y puede efectuarse en cualquier momento del ciclo de certificación.
Objetivo
Evaluar la capacidad del sistema de gestión de la organización para cumplir con los requisitos aplicables (normativos, contractuales, legales o reglamentarios) respecto del nuevo alcance solicitado.
Etapa 1 – Evaluación del estado del sistema
• Verificación del alcance del sistema.
• Revisión de la adecuación a los requisitos de la norma.
• Control del cumplimiento de requisitos legales y contractuales.
Esta etapa funciona como una revisión general del sistema de la organización.
Etapa 2 – Decisión
• El Auditor Líder se expedirá sobre la pertinencia de la ampliación.
• La Gerencia Técnica evaluará la recomendación y la adecuación del proceso de auditoría.
Resultado
• Si se aprueba, se emite un nuevo certificado con el alcance completo.
Son auditorías breves y de carácter excepcional, que pueden realizarse con notificación a corto plazo. Su objetivo es verificar el correcto funcionamiento del sistema de gestión, especialmente ante:
• Anomalías detectadas en el sistema.
• Quejas de clientes sobre actividades certificadas.
• Falta de documentación que avale el cierre de No Conformidades.
Características:
• No siempre son requeridas por la organización auditada.
• Son excepcionales y buscan controlar la vigencia y efectividad del sistema.
Ciclo de certificación (opcional para contexto):
• Una certificación tiene duración de 3 años.
• Incluye Auditoría de Certificación inicial y dos auditorías de seguimiento (cada 12 meses).
• Estas auditorías de seguimiento son obligatorias y permiten mantener la vigencia del certificado.
Puede solicitarse a organizaciones certificadas o no certificadas. No forma parte del ciclo de certificación habitual y su objetivo principal es diagnosticar el estado del sistema.
Objetivo:
• Verificar aspectos puntuales del sistema de gestión.
• Diagnosticar la adecuación del sistema a los requisitos aplicables.
• No afecta la certificación existente ni genera estatus de “no certificado” para organizaciones sin certificación.
Características:
• Puede realizarse en cualquier momento, a pedido de la organización o de terceros (clientes, proveedores, etc.).
• Es breve y específica, aunque puede abarcar el sistema completo si así se requiere.
• Permite planificar acciones de mejora o conocer el estado del sistema sin comprometer el certificado.
Se trata de dos instancias diferentes, unificadas por el propósito de que terceros no pertenecientes a la organización puedan hacerse oír dentro de QMS LATAM ante situaciones que no se consideren adecuadas respecto del accionar del organismo.
Quejas
Quiénes pueden presentarlas:
• Organizaciones clientes de QMS LATAM, ante cualquier trato que generara disconformidad o gestiones internas con las que no estuvieran conformes.
• Clientes de clientes certificados, si observaran irregularidades respecto de la certificación otorgada (por ejemplo: incumplimiento de requisitos pese a estar certificado).
Cómo se presentan:
• Vía formulario web (online).
• Por e-mail.
• Por escrito fehaciente.
Tramitación:
• Las quejas se procesan de manera inmediata.
• El reclamante estará informado del estado de los trámites.
• En caso de que la queja refiera a una certificación otorgada, se notificará al cliente certificado para que pueda expresar su opinión y brindar pruebas al respecto.
Apelaciones
Quiénes pueden presentarlas:
• Únicamente los clientes de QMS LATAM.
Causas:
Decisiones tomadas por QMS LATAM, tales como:
• Determinación de No Conformidades.
• Suspensión o baja del certificado.
• Reducción del alcance de la certificación, entre otras.
Cómo se presentan:
• Formulario web (disponible online).
• E-mail.
• Escrito fehaciente.
Resolución:
• Las apelaciones son revisadas por terceros imparciales, sin participación en ninguna etapa del proceso de auditoría.
• Se escuchará a todas las partes involucradas.
• La resolución será expedita y notificada de manera fehaciente a los interesados.
1. Proceso posterior a la Auditoría de Certificación Inicial
• Una vez finalizada la auditoría de certificación y entregado el informe, la organización auditada deberá remitir a QMS LATAM el tratamiento correspondiente a las No Conformidades halladas, dentro del plazo estipulado.
2. Evaluación de las No Conformidades
• La documentación remitida será evaluada y podrá aprobarse o solicitarse correcciones hasta su aprobación definitiva.
3. Revisión del proceso y otorgamiento
Aprobado el tratamiento de la totalidad de las No Conformidades:
• Se revisará el proceso de auditoría completo.
• La Gerencia Técnica decidirá el otorgamiento del certificado.
• El certificado será enviado de manera inmediata a la organización cliente.
4. Mantenimiento del certificado
Una vez emitido, la organización auditada deberá realizar obligatoriamente las auditorías de seguimiento.
• En ellas, el equipo auditor evaluará la vigencia plena del certificado otorgado.
• En el caso de la auditoría de renovación, se determinará la continuidad de la certificación.
5. Tratamiento de No Conformidades posteriores
Las no conformidades detectadas deberán ser tratadas de la misma manera que en la auditoría inicial.
En caso de incumplimiento en la remisión de la documentación correspondiente, se procederá a la suspensión de la vigencia del certificado.
6. Mejora continua y confidencialidad
QMS LATAM impulsa a las organizaciones a mantener un espiral ascendente de mejora continua, garantizando siempre la confidencialidad de la información.
Los derechos y obligaciones de cada parte en un proceso de certificación están establecidos en el documento FC 04 Terminos y Condiciones. A continuación, se detallan los principales puntos:
Derechos del cliente | organización auditada
• Recibir notificación del plan de auditoría en tiempo y forma.
• Obtener el informe una vez cumplidas las obligaciones pertinentes.
• Presentar quejas y/o apelaciones cuando lo considere necesario.
• Acceder a una rápida resolución de conflictos.
• Tener acceso a toda la información correspondiente al proceso de auditoría.
• Solicitar cambios en el equipo auditor (con fundamentos).
• Realizar cambios en el plan de auditoría.
• Garantía de confidencialidad absoluta sobre lo observado durante la auditoría y sobre toda la documentación revisada.
Obligaciones del cliente | organización auditada
• Permitir la realización de auditorías, brindando acceso al personal de QMS LATAM en los términos acordados.
• Proveer la documentación solicitada en cada etapa para un desarrollo eficaz de la auditoría.
• Informar cualquier conflicto de interés preexistente o surgido con el equipo auditor.
• Abonar los cánones previamente pactados por las actividades realizadas.
• Declarar cualquier cambio sustancial tanto en el sistema de gestión como en la organización en general.
Derechos de QMS LATAM
• Acceder a la documentación necesaria.
• Percibir el canon correspondiente por los servicios prestados.
• Designar un equipo auditor idóneo.
• Realizar actividades de control con notificación breve en caso de incumplimiento por parte de la organización auditada.
• Emitir o denegar certificaciones, así como gestionar las contingencias posteriores (suspensión, baja, reducción de alcance, etc.).
Obligaciones de QMS LATAM
• Asegurar confidencialidad, transparencia e imparcialidad en todas sus acciones.
• Garantizar la competencia para realizar la auditoría encomendada.
• Brindar respuestas rápidas en cada instancia (desde la etapa comercial hasta la decisión de certificación).
• Emitir propuestas técnico-económicas claras.
• Responder consultas y evacuar dudas de clientes o potenciales clientes.
• Proveer toda la información habilitada disponible.
• Identificar y gestionar adecuadamente los riesgos que incidan sobre cualquier proceso de auditoría.
• Asegurar el funcionamiento y las actividades independientemente de contingencias económicas o financieras.
• Notificar a los clientes certificados sobre cualquier cambio en los requisitos de certificación y verificar su cumplimiento.
